Egy iroda életében az iratoknak kulcsfontosságú szerepe van, mert a feldolgozandó adatok, információk jelentős részét ezek tartalmazzák. Szóban is jöhet be információ, de végül az is írásos formát ölt.
Az adatok védelme és biztonságos tárolása kiemelten fontos, melyhez különféle eszközökre, tárolókra van szükség. Az iratrendezők sokat tudnak ebben segíteni, mert ezekbe téve csoportosíthatjuk, rendszerezhetjük a keletkező iratmennyiséget, ami így átláthatóbb és kezelhetőbb formát ölt.
Az iratok megóvása
A szerződéseket, több oldalas dokumentumokat össze kell tűznünk, nehogy véletlenül egy-két lap eltűnjön belőle, vagy az oldalak sorrendje megváltozzon, esetleg lemaradjon a melléklet. Az elektromos tűzőgép lényegesen megkönnyíti a munkánkat, mert nem kézi erővel kell összenyomni a tűzőgépet, elég csak fél kézzel odatartani, és a lapok automatikusan összekapcsolódnak. Az elemes működésnek köszönhetően kényelmes a használata. Tíz oldalt is könnyedén összetűzhetünk vele.
Lyukasztóra is szükségünk lehet a papírok lefűzésénél. Alkalmanként egy-két lap lyukasztása nem okoz gondot, ha viszont rendszeresen, nagy mennyiséget kell kilyukasztani, akkor érdemes egy nagy teljesítményűt beszerezni, amivel erőfeszítés nélkül tudunk dolgozni, mert a meghosszabbított fogantyú nagyobb erőátvitelt tesz lehetővé. A használat során mindig ügyeljünk rá, hogy a konfetti tartályt rendszeresen ürítsük ki, nehogy eltömődjön.
Sérülésmentes megóvás
Nem minden iratot, dokumentumot tűzhetünk és lyukaszthatunk. Az ilyen típusúakat helyezzük az úgy nevezett genothermekbe, melyeket aztán nyugodtan lefűzhetünk gyűrűs dossziékba, könyvekbe, lefűző mappákba, majd iratpapucsokba rendezve tárolhatjuk őket.
A genothermes megoldásnak még az is az előnye, hogy láthatjuk a benne lévő tartalmat, illetve a külsejére alkoholos filctollal ráírhatjuk, hogy mit tartalmaz, vagy öntapadós színes matricát is ragaszthatunk rá.
Vannak olyan iratok is, melyeket különféle okok miatt gyakran elő kell venni. Ezeket lyukerősítő gyűrű felragasztásával óvhatjuk meg attól, hogy a lyukasztás mellett kiszakadjanak, és kieshessenek az iratrendezőkből.
Az A/4-es lapok befogadására alkalmas függőmappa tartók praktikusak, mert kicsi a helyigényük, mivel egymásra helyezhetők. Kialakításuknak köszönhetően könnyen megtalálunk bennük bármit. Fogantyúval rendelkeznek, így könnyedén vihetjük azokat kézben is.
